データベース化とは？ - 種類や必要な状況・メリット・デメリットを詳しく紹介 -

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企業が扱う膨大なデータを整理し、意思決定に役立てるためにデータベース化したいと考える企業担当者も多いでしょう。データベース化を成功させるためには、どのような状況の際にどのような形でデータベース化すれば役に立つのかを、しっかりとおさえておく必要があります。

そこでこの記事では、データベースの種類、必要な状況やメリット・デメリットについて詳しく解説します。

データベース化とは

データベース化とは、「大量のデータを、1ヵ所に集めて整理整頓すること」です。データベースとは、構造化したデータ項目が集まった組織的な集合のことを意味します。

OracleやSQL Serverなどのデータベース管理システム（DBMS）などの製品を導入して、データを管理する組織も多いです。システムに格納した情報を取り出したり、他システムに連携したりするために、SQLなどのプログラミング言語を使って効率化を図ることも可能です。

データベースの種類として、階層型データベース、ネットワーク型データベース、リレーショナルデータベースと大きく3つに分かれています。

おもなデータベース

ここでは、現在主力となっているデータベースについて解説します。

• • リレーショナル型
  • カラム型

データベースの種類を把握することで、自社の状況に必要なデータベースを判断することができるでしょう。

リレーショナル型

リレーショナル型は、近年一般的になりつつあるデータベースです。データベースといえば、リレーショナルデータベースのことを表している場合も多いでしょう。列と行で構成されて、セルにデータが格納されている、Excel（エクセル）の表のようなデータベースです。列で共通しているデータをExcel（エクセル）の関数のようなものを使って、複数の表を同時に関連付け、レポートなどに表示することもできます。

リレーショナル型は、従来の階層型やネットワーク型とは異なり、「柔軟なデータの取り扱い」が可能です。ただし、単純な構造であった階層型やネットワーク型に比べて、プログラムが複雑になる傾向があり、処理が低下しやすいと言う点もあります。

カラム型

カラム型は、列方向にデータを格納して扱うデータベースです。データを集約して整理するデータウェアハウスなどの用途に使われています。たとえば、特定の列の値を集計する、テーブルの複数列の情報を取り出す作業が得意です。列方向の処理には強いものの、行データを取り出す処理には向いていません。 また、圧縮処理に強いのも特徴の1つです。列方向のデータは、半角数字や文字列など、文字型が統一されているものが多く、似たデータが多いため、圧縮効率が高いと言われています。

近年では、データ集計作業に強く圧縮効率も高い、カラム型データベースへの注目が高まっています。

データベース化が必要になる3つのケース

ここでは、データベース化が必要になるケースを、以下3つに分けて解説します。

• • 膨大なデータの集約
  • データ共有・共同作業
  • データの整合性維持

自社の状況と照らし合わせてみて、データベース化の必要性を考えてみましょう。

膨大なデータの集約

膨大、かつ業務やITシステム単位にそれぞれ管理されているデータを集約したい場合、データベース化することが適しています。データベースを作成すれば、「過去に複数のシステムで管理していたさまざまな形式のデータが膨大すぎて扱えない」という課題を解決することができます。

例えば、あらゆる形式のデータを1ヵ所の領域に格納することによって膨大なデータの整理が可能となり、業務効率化を図れるでしょう。データベース化は検索性にも優れており、目的のデータがすぐに見つけられる・データの扱いが楽になる、というメリットもあります。

データ共有・共同作業

データ共有・共同作業したい場合もデータベース化が適しています。例えば、1つのデータを複数人で共有して同時に作業をしたい場合、データベース化を行えば簡単にできるでしょう。

データベース化せずに個人単位でデータを管理している場合は、都度ファイル単位で共有するための操作が必要になります。データベースシステムで一元管理されているデータは、ファイル単位の共有設定をすることなく、簡単に共同編集することが可能です。

特に、Webデータベースサービスの場合は、複数人の利用を前提としており、操作性も簡単です。編集・更新履歴も管理者が簡単に把握できます。誤ってデータを変更した際もすぐに元の状態に戻すことができます。

データの整合性維持

データの整合性維持を考えている場合も、データベース化が適しています。データベースに登録されているデータは更新履歴を把握できるため、登録された情報に対して、「変更が加わっていない状態であること」、「元のままのデータである」、という有効性を確認できます。

そのため、信頼されているデータとして扱うことができます。データベースのデータは登録したデータが正確であるか、もしくは不正に改ざんされているものかを効率よく判断することができます。

データベース化のメリット

ここでは、データベース化のメリットを解説します。

• • ヒューマンエラー防止
  • ログ管理
  • バックアップ
  • データの集約・管理
  • 検索が容易 ・分析・活用

それでは、1つずつ解説していきます。

ヒューマンエラー防止

メリットの1つ目は、ヒューマンエラー防止です。例えば、データベース上で「この列には数字のみ入力可能」などと入力規則を設定すれば、数字が入力された場合のみにシステムがOKと判断してくれます。誤って文字列を入力した際にはエラーとなるため、間違いを防ぐことが可能です。また、エクセルなどの手動管理の場合、意図しない書き換えや上書き保存、データの欠如が発生することもあります。データベース化で入力規則によるミス防止やデータの整合性を保てるなど、ヒューマンエラー防止が可能です。

ログ管理

メリットの2つ目は、ログ管理です。データベースはログ管理機能としても優れています。例えば、データベースのテーブルに格納されたデータに対して、アクセス履歴・編集履歴などをログファイルに任意に残して、保管することが可能です。不正アクセスの特定も容易に行えるため、登録されたデータは信頼性の高いデータとして扱うことができます。

バックアップ

メリットの3つ目は、バックアップです。データベースはバックアップも容易に行えます。データベース化されていない複数の業務システムの大量なデータをバックアップすることは、膨大な時間がかかります。

また、大量のデータからバックアップの対象を限定することも、非常に手間がかかります。データベースに登録されたデータは、データベースごとに圧縮してバックアップできるため、バックアップ取得の時間も少なく済みます。もしもデータベースが壊れた場合は、バックアップデータを指定してリストアすることもでき、復旧も容易に行やすいというメリットがあります。

データの集約・管理

メリットの4つ目は、データの集約・管理です。データベース化は、データベースに保存したデータを関連した情報に紐づけして集約することでデータの管理も容易に行えるようになります。

1つの情報を変更すれば、ほかのテーブルを意識することなく、複数のテーブルに同時反映することも簡単にできます。どこに何のデータがあるのかフィルターなどですぐ特定できるため、便利に使えます。従来のシステムのように、データを探す時間も、同じデータを何ヵ所も書き換える手間も必要もありません。

検索が容易

メリットの5つ目は、検索が容易なことです。データベースは、検索性にも大変優れています。データの形式が整っているため、キーワードを指定するだけで必要な情報をすぐに探し出すことができます。

データベース言語を使えば、取り出したいデータを組み合わせて、必要なタイミングでデータを取り出すこともできるでしょう。データベース化は検索性にも強みを発揮します。

分析・活用

メリットの6つ目は、分析・活用です。データベース化したデータは、簡単にデータを取り出して分析することができます。例えば、指定したデータの取り出し・データを関連づけた集計・グラフ化も容易に行えます。

これまで扱うことが難しかった企業の膨大なデータをデータベース化して分析し扱いやすい形にすることで、経営層の意思決定にも大いに役立つでしょう。

データベース化で注意すべきデメリット

ここでは、データベース化で注意すべきデメリットについて解説します。

• • コストが発生する
  • システム管理者の負担増
  • セキュリティ対策が必要

データベース化する際は、デメリットをしっかりと理解してから自社の活用に役立てることをおすすめします。

コストが発生する

デメリットの1つ目は、コストが発生することです。例えば初期導入時にデータベースシステムの構築、設備の準備などの費用がかかります。また、データ管理をするためのデータベースソフトウェアを導入する際は、商品ライセンス費用も必要になるでしょう。また、オンプレミス型にするのか、クラウド型にするのかによって、以下のコストも合わせて発生します。

表1：データベース化で主にかかるコスト

状況	コスト
物理サーバを一から購入する場合	ハードウェアの準備・設計・構築・運用費
クラウド型サービスの場合	初期費用・ランニングコスト・通信・データ入出力の量や頻度

データベース化する際は、サービスに必要なパフォーマンスやデータの登録量なども踏まえて、必要なスペックやデータベースシステムを決める必要があります。また、コストがいくらかかるのかを計算した上で、自社が何を選択するか決定することが重要です。

システム管理者の負担増

デメリットの2つ目は、システム管理者の負担が増えることです。データベース化の利便性は高まるものの、データベースシステムを管理する担当者が必要になるからです。

元々データベースを開発していたなど、データベースの知識が豊富な管理者であれば、追加開発することも容易かもしれません。しかし、データベースの知識を持っている担当者が欠けている場合は、外部の業者に委託するなどの対応が必要です。

セキュリティ対策が必要

デメリットの3つ目は、セキュリティ対策が必要なことです。データベース化にあたっては、機密情報が含まれたデータを守るためにも、セキュリティ対策を向上させることも考える必要があります。考えられる主な脅威としては、外部からの不正アクセス・内部からの不正操作・システム障害の特定などがあります。

セキュリティ対策を向上させる方法としては、利用者に応じた適切なアクセス権限や認証機能をもたせること、データベースシステムのログファイルを監視すること、必要なタイミングで管理者にアラートを通知する、などが挙げられます。

特に社内ネットワークではなく、Webブラウザなどを通じて社外ネットワークでアクセスするクラウド型の場合は、サービス自体のセキュリティ対策は提供会社が実施してくれます。しかし、中に登録されたデータは自社で守るためのセキュリティ対策を実装する必要があること、従業員へのセキュリティ意識の改革のための教育などが重要となるため、注意しましょう。

まとめ

企業の膨大なデータを活用するためには、データベース化で情報を整理整頓することが大切です。しかし、データベースに慣れていない担当者が実施すると、膨大な時間がかかる場合があります。その場合は、データベース化で外部パートナーを活用すれば、自社にスキルがなくとも、経験豊富な外部パートナーが自社に合った方法を提案してくれます。上手に活用して、データベース化を成功させましょう。